成功举办虚拟会议的5个技巧
2020-12-31
举办虚拟会议所需的方法与的现场会议有很大不同。会议的组织者需要弄清楚如何主持会议讨论，确保发言人都有发言权并让听众认真倾听，并确保所有听众都具备参加会议的适当条件。但是举办虚拟会议的压力并不一定很大。实际上，如果有效地利用这些工具，举办虚拟会议甚至可以帮助组织者减轻工作负担。
如果会议组织者遵循一些简单的步骤，那么举办在线会议就可以像现场会议一样容易。以下五个提示可以让听众参与在线会议而不会错过任何机会。
1. 制定参加会议的计划
远程面试平台Harqen公司首席执行官Tim Ihlefeld表示，如果没有提前安排，主持虚拟会议可能会很快失控，因此，需要尽早发出议程，并提前五分钟签到，以确保一切顺利进行。即使会议组织者将每个人都设置在同一在线平台上，也会出现技术故障，因为无法控制参会人员的Wi-Fi连接以及他们设备上的软件错误或硬件故障。提前制定计划并建立最佳实践可以使组织者避免会议期间在IT方面的困扰。
确定由谁负责解决部署问题，解决网络连接问题，并记录会议或分发会议记录。企业还应该决定是否需要让与会人员设置静音，由谁主持会议，哪些与会人员需要屏幕共享以及听众如何提问。对于举办小型会议来说，这些问题可能没有那么紧迫，其压力也较小，但对于大型会议来说，最好制定指导方针，让每个人都知道自己的角色和对他们的期望。
2. 确保每个人都被听到
与大多数会议形式一样，某些特性在虚拟会议中会更加突出，这是因为虚拟会议与现场会议的参会状态不同。有些人可能会发现，在线会议很难知道何时加入，特别是当人们开始辩论或讨论一个热门的话题时。
因此，会议的组织者可能会发现自己在虚拟会议中扮演“裁判”角色，需要知道什么时候让人们讨论一个话题，什么时候让他们退出，甚至可以使用静音按钮来控制虚拟房间，然后进行面对面的交流，让每个人都有机会表达自己的意见或想法。
组织者可以使用协作工具来帮助参会者以其他方式表达自己的观点——无论是通过发表评论、发送消息给主持人还是向聊天室发送信息。Stanley Black&Decker公司内部沟通副总裁Kristin Tetreault表示，他们使用Facebook公司的Workplace来保持其团队成员的联系。它使用户可以与任何一名团队成员通话、留言和聊天，以及成员与其同事共享问题和想法，并可以进行实时协作，尤其是在会议期间。
她说，“这是一个公平的竞争环境，每个人都有自己的发言权、形象和参与能力。当领导者在这个环境空间时，可以听到员工讨论或提出的问题，然后回答其问题。对我们来说，这是真正的游戏规则改变者。”
3. 利用虚拟会议工具
虚拟会议的一个主要优点是可以轻松记录会议，生成自动成绩单并进行实时协作。
Tetreault说，由于举办虚拟会议，组织者发现录制会议比以往任何时候都容易。在以往的现场会议中，必须有人在会议现场拍摄，才能从这些录制的会议中创建内容。现在，它几乎是完全自动化的。
其他有用的工具包括在通话过程中可以拆分成更小、更具针对性的会议的功能。例如， Stanley Black&Decker公司首席技术官Mark Maybury最近与该组织的其他高管在虚拟会议上会面，在会议期间，他们希望分成六个不同的小组，能够立即发出邀请，并在无缝地恢复会议之前，进行10到15分钟的旁听。还有很多方法可以让虚拟会议更具创新性，而且这些工具可以用来让参与虚拟会议的体验比现场会议还要好。
组织者可以探索虚拟工具中可用的所有功能，以查看是否有可以实现自动化的流程，这些流程以前可以人工执行，并且可以使协作功能为会议带来更高的生产力。
4. 如果要召开非常规会议需要发挥创意
如果企业举行非传统会议，则可能需要一些创造性的思考才能完全在线。例如，纽约White Plains NY首席信息官 Michael Coakley说，他的团队处于独特的位置，可以弄清楚如何在线召开大型会议。通过使用Zoom，他的团队决定利用验证功能，通过允许主持人验证每个参与者，帮助保持会议的组织性和安全性。
另一个挑战是确保参与者积极参加会议，仍然像现场参会一样发表评论或提出问题。为了解决这个问题，Coakley的团队向参会者发布通知，告诉他们在特定的日期和时间范围内参会。一旦会议开始，其团队就有一份希望参加会议的人员名单，然后允许他们依次进入会议。
Coakley说，自从实施虚拟会议以来，即使情况恢复正常，其团队也可能会保持Zoom集成。对于无法开会或发生日程安排冲突的员工或参会者，Zoom可以帮助他们在以前无法参加的情况下参与。
5. 使用虚拟会议更好地了解团队成员
随着越来越多的企业在全球范围内开展远程工作，员工可以在家里的厨房、客厅和卧室参加虚拟会议。而其宠物、配偶、室友和孩子随时都可能带来影响。与其将其视为一种干扰，不如将其作为更好地了解团队成员的一种机会。考虑在新冠疫情期间举办欢乐时光等活动，以提高团队士气，并利用独特的情况来加强与同事的联系。
Coakley说，“我们对同事有了更多的了解，而从视频会议的角度来看，就会有更加深刻的评价，并且可以使企业的工作团队更加紧密。我认为，虽然带来了一些距离，但使我们之间有了更加紧密的联系。”
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