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 一般情况下，在新闻发布会策划方案通过之后，就进入到执行的环节——活动管理，该环节包括会前管理、场地布置、现场执行、善后工作四个部分。 

 会前管理工作部署

 工作部署需要多方面协调，就如同一个功能强大的机器，良好的运转，需要各个零部件的共同协作。因此，工作人员的相互协调、对工作任务的合理配置是十分重要的。 相比于公司自己举办新闻发布会，公关公司在这方面凭借其专业性以及丰富的经验，能将一场普通的新闻发布会办得有声有色，让人记忆犹新。

北京飞鸟创意公关活动策划，凭借专业的职业精神将策划执行完美落地，因此，举办过的新闻发布会得到了客户的极好评价。飞鸟创意公关活动策划在确认好新闻发布会的时间之后，首先要做的就是组建一个覆盖策划、文案、媒介和设计等人员的执行团队，并安排一名活动总监负责整个发布会的管理、督导和监控工作。最后还要落实所需的各种外部支持力量，并与之签订分包协议。 

新闻发布会启动阶段，行动方案的完善和工作进度表的编制是活动管理工作的重点，借助“甘特图”可以有效确保工作人员管理当前工作，协调时间进度。

此外，记者是出席新闻发布会的重要人物之一，邀约媒体是一项体力与智力并重的任务。 

从实践来看，体力付出在于发布会之前的4次媒体沟通。有意向召开新闻发布会时，媒介人员就要打电话与记者联系，告知将要举办的活动并征求媒体对这个活动的看法以及参会意向。在发布会前一周半的时间向记者发出邀请函，并在发布会前的1—2天内与记者确认参会的情况，最后要在距发布会还有半天的时间用短信或电话提醒记者准时到场。 

智力付出在于如何巧妙地将发布会的亮点和意义传达出去，并以一些小的“神秘感”引起记者的兴趣。例如，可以告诉他们将有神秘嘉宾到场，本次发布会将是全球首场发布会，或者将发布全新设计的产品等等。 

场地布置

 新闻发布会前一天，工作人员就要落实好场地布置的工作。如同翻译的最高境界一样，场地布置同样要符合“信、达、雅”。“信”就是准时，在规定的时间内布置完现场;“达”就是通畅，确保所有设备都保持通畅的状态;“雅”就是美观，会场要保持整洁、干净的环境。 

在布置会场时，飞鸟创意公关活动策划都本着“从大到小，从头到尾，从上到下”的布置原则，即先确定大件物品的摆设然后再安排小件器材的位置;先布置完舞台再根据场地条件布置嘉宾席和记者区;从会场顶部的摆设再到桌面的整理和地面的清理。此外，准备一个垃圾袋，把一些随手的垃圾扔到里面，可以大大节省保洁工作的时间。 

场地布置包括场内布置和场外布置两方面。场外布置包括场外横幅、竖幅、易拉宝、花篮以及VIP 房的布置等。在场内布置时，会场空间位置的安排要以实用为准，如小型发布会可用圆桌的形式，制造出融洽、和谐、平等的交流气氛。大型发布会可用方桌，设立发布台等。其次，工作人员还要掌握好“职位高者靠前，自己人靠边、靠后”的坐位布置原则，并在现场前方和后方留出足够的摄像机机位。 

 检查工作“从外到内，从高到低，从全面到重点”，注意把握好细节问题。飞鸟创意公关活动策划在这里提醒会场的工作人员，要对现场进行安全检查，特别要注意是否存在安全隐患。譬如，消防通道是否畅通、杯椅是否完好等等。 

通常布场之后，都要进行彩排。在所有准备工作完成、现场布置完毕、设备安装到位的情况下，活动总监要召集全体执行人员以及供应商到现场，按活动流程进行一次全面的彩排，检测活动人员的现场表现，各种设备的使用效果、活动时间是否合理等等，目的是掌握整个会议的流程、确认各自的角色和承担的责任，以保证发布会的顺利进行。 

 一个非常需要注意的细节是：很多时候，客户会把一些流程安排、媒体邀请等工作授权给公关公司，而此时必须要记住，在决策之后的第一时间向客户反馈结果，保证他们随时随地了解发布会的进展情况。 

现场执行 

如果已经有了严格的现场演练，那么现场执行就要看工作人员的现场控制能力和应变能力。现场执行必须灵活、果断，对临时出现且应急方案中并未考虑到的问题，要能急中生智，妥善解决。此外，在发布会现场，还需要专门为客户安排一个对整个活动非常熟悉的工作人员，以便根据客户要求即时调整现场。 

飞鸟创意公关活动策划在这里特别提醒，工作人员一定要确保发布会现场的紧凑与连贯，并把时间严格控制在流程允许的范围内。另外，在做发布会流程时，工作人员要预留出一些时间，这样，即便是某个环节超出了预计的时间，也能够控制好整个发布会的进度。 

QA是发布会的“重头戏”，确保此环节的万无一失是每个工作人员的职责。虽然在准备阶段，客户与公关公司已经根据此次发布会的意图和记者的兴趣点准备好了问题，但如果有可能，媒介人员要充分利用好发布会前的时间，与提前到场的记者进行沟通，并为记者提供准备好的QA提纲。 

在QA环节，新闻发言人需要注意以下几点： 

1、灵活控制场面气氛。发言人或主持人要善于调动记者的情绪，保持顺畅而有激情的沟通。例如，在小型发布会时，可以让记者先做自我介绍，以此来拉动和谐、互动的气氛。如果提问异常活跃，那么主持人就要维持好会场的秩序。 

2、根据议程要求，灵活控制发布会的时间进度，避免QA延时。如果预定时间已到，发言人要向那些想提问的记者表示遗憾，还可以与之预定下次采访的时间和地点等。有时，新闻发言人可能会忽略事先设计好的时间，这时，控制舞台效果的工作人员就要举牌示意。如果超时太长，在取得客户同意之后，要压缩其他的一些环节。例如QA的时间，可以从原本设定好的20分钟调整为15分钟或5分钟。 

如何能让到场的人更好地感受客户企业的特色呢?飞鸟创意公关活动策划建议在发布会的会前、会后循环播放企业宣传片，以声、光、影的方式让到场的人直观地感受到企业的文化和风格。 

善后工作 

善后工作的好坏将会直接影响到整个活动的传播效果。工作人员除了将收拾好的道具、会议资料以及相关物品入库以外，还要做好采集现场数据(活动情况、现场效果评价等)以及现场图片、影像资料的整编工作。尽快整理出新闻发布会的所有材料，以电子版的形式提供给记者。

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